«Die Einführung von BBTIndividual war wie eine Herz- und Lungentransplantation»
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Im Verlauf von 15 Monaten wurde BBTIndividual beim Schweizerischen Verband für Gemeinschaftsaufgaben der Krankenversicherer (SVK) eingeführt und am 3. Januar 2024 störungsfrei produktiv in Betrieb genommen. Obwohl es erforderlich war, auf eine allumfassende Kernlösung umzusteigen, sah der SVK es nicht als blosse Notwendigkeit, sondern als Chance, sein langjähriges und etabliertes Datenverarbeitungsystem in einem Schritt abzulösen. So konnten nicht zuletzt längst ins Visier genommene, betriebsorganisatorische Pläne umgesetzt werden. BBTIndividual, unsere Software-Lösung für das Tagesgeschäft des Krankenversicherers, ist für die Bedürfnisse des in spezialisierten Bereichen tätigen SVK ideal geschaffen.
Von Ivana D’Addario, Marketing Manager bei BBT
Dem SVK lag besonders am Herzen, eine solide Kernapplikation anzuschaffen, die die organisch gewachsenen Betriebsabläufe durchleuchtet, um über alle Bereiche hinweg einheitliche Prozesse zu etablieren und so eine noch effizientere Abwicklung innerhalb der einzelnen Verarbeitungsschritte zu erzielen. Zeitgleich galt es, die digitale Transformation weiter voranzutreiben, beispielsweise mit der Einführung des vollständigen elektronischen Abrechnungsverfahrens oder durch die Automatisierung von Anträgen für Kostengutsprachen, die beim SVK seit Anfang Jahr vorrangig via Online-Formulare einzureichen sind. Generell war es dem SVK-Geschäftsführer Roger Schober ein Anliegen, die Standardsoftware nur an die für das Unternehmen notwendigsten Anforderungen anzupassen. «Im Grunde haben wir unsere betrieblichen Abläufe an die Software angepasst und nicht umgekehrt», sagt er. Dadurch vereinfache sich einerseits der Unterhalt als auch die Pflege der Kernlösung, andererseits könnten Kosten reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Im Hintergrund tätig
Der SVK wurde 1953 gegründet und erbringt als Verein spezialisierte Dienstleistungen für die ihm angeschlossenen Krankenversicherer sowie institutionelle Kunden. Weitgehend unsichtbar für die Öffentlichkeit nimmt der SVK Aufgaben wie Beurteilungen und Abklärungen in den besonderen Bereichen Medikamente, Transplantationen, Dialyse, Protonenbestrahlungen, künstliche Ernährung zu Hause, mechanische Heimventilation als auch die Koordination mit der IV vor. Der Verband als Dienstleister prüft im Namen und Auftrag seiner Kunden eingehende Kostengutsprachegesuche, erteilt diese und kontrolliert die eingehenden Rechnungen der Leistungserbringer, welche anschliessend zur Zahlung an die Kunden weitergeleitet werden. Darüber hinaus verhandelt und pflegt der SVK die für seine Bereiche relevanten Verträge.
Wie bei den meisten Unternehmen haben auch die genannten Bereiche beim SVK individuelle technologische Ansprüche, weshalb bis zur Implementierung von BBTIndividual jede Abteilung – historisch gewachsen – mit einer eigenen Stand-alone-Lösung arbeitete. Zwar auf der gleichen Basis desselben Anbieters, jedoch individuell ausgestaltet. Mit also insgesamt neun einzeln zu bewirtschaftenden Varianten der Software wickelte der SVK viele Jahre sein vielfältiges Tagesgeschäft ab, das neu mit BBTIndividuall als Gesamtlösung abgedeckt wird. Jedoch war die Komplexität der Integration einer einzigen und komplett neuen Software nicht nur allein aufgrund der Umsysteme herausfordernd, sondern vor allem wegen der Migration der Daten, denn diese sind beim SVK hochsensibel. Den Aspekten Informationssicherheit und Datenschutz kamen so eine besondere Bedeutung zu.
Agiles Projektmanagement als Antwort
Dass BBTIndividual weitgehend störungsfrei in die IT-Landschaft des SVK eingeführt werden konnte, lag vor allem an der agilen, auch bei BBT gängigen Projektführung. Bei dieser flexiblen Methode des Projektmanagements wurde die Entwicklung sowie das Testing der Software in mehrere Teilbereiche und zeitliche Etappen gegliedert. Das Projekt ging iterativ vonstatten, das heisst Schritt für Schritt in sogenannten Sprints. Davon gab es letzten Endes insgesamt zehn, alle sechs Wochen einen. So konnte auf kurzfristige Änderungen und Unvorhergesehenes sofort reagiert werden. Diese Vorgehensweise war für den SVK unter anderem deshalb relevant, weil während des Projekts die Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes bekannt wurden und miteinbezogen werden konnten. Von entscheidender Bedeutung war überdies die transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten sowie die klaren Verantwortlichkeiten, nicht nur während des Projektes, sondern auch darüber hinaus.
Weil die Mitarbeitenden die Funktionalität des neuen Systems durch die agile Projektmethode nur etappenweise und nicht durchgängig kennenlernen konnten, wurden zwei Monate vor dem Roll-out intensive Schulungen veranstaltet. Diese begleiteten die SVK-Equipe parallel im Veränderungsprozess, «denn die Einführung von BBTIndividual war für uns alle wie eine Herz- und Lungentransplantation – ein grosser und seltener Eingriff», sagt Roger Schober. Ausserdem konnten die SVK-Mitarbeitenden so Rückmeldungen an unsere Entwickler weitergeben. Roger Schober ergänzt: «BBTIndividual war mit Abstand das grösste und kritischste Projekt des SVK», doch heute seien alle froh, diesen notwendigen Entwicklungsschritt gewagt zu haben und so für viele weitere Jahre gerüstet zu sein.
