«L’introduzione di BBTIndividual è stata come un trapianto di cuore e polmoni»

BBTIndividual è stato introdotto presso la Federazione svizzera per compiti comunitari degli assicuratori malattia (SVK) nel corso di 15 mesi ed è entrato in funzione senza problemi il 3 gennaio 2024. Sebbene fosse necessario passare a una soluzione di base onnicomprensiva, la SVK non l’ha vista come una mera necessità, ma come un’opportunità per sostituire il suo sistema di elaborazione dati consolidato e di lunga data in un unico passaggio. Ciò ha reso possibile l’attuazione di piani organizzativi operativi che erano in programma da tempo. BBTIndividual, la nostra soluzione software per le attività quotidiane dell’assicurazione sanitaria, si adatta perfettamente alle esigenze della SVK, che opera in settori specializzati.

Di Ivana D’Addario, Marketing Manager di BBT

La SVK era particolarmente interessata ad acquisire una solida applicazione di base che analizzasse i processi operativi cresciuti organicamente per stabilire processi standardizzati in tutti i settori e ottenere così una gestione ancora più efficiente delle singole fasi di elaborazione. Allo stesso tempo, la trasformazione digitale doveva essere portata avanti, ad esempio con l’introduzione di una procedura di fatturazione completamente elettronica o con l’automatizzazione delle richieste di approvazione dei costi, che dall’inizio dell’anno vengono presentate alla SVK principalmente tramite moduli online. In genere, il direttore generale della SVK Roger Schober ha voluto adattare il software standard solo ai requisiti più necessari per l’azienda. «In sostanza, abbiamo adattato i nostri processi operativi al software e non viceversa», afferma. Questo semplifica la manutenzione e la cura della soluzione principale, riducendo i costi e aumentando l’efficienza.

Lavorare in background

La SVK è stata fondata nel 1953 e, come associazione, fornisce servizi specializzati per le assicurazioni sanitarie affiliate e per i clienti istituzionali. In gran parte invisibile al pubblico, la SVK svolge compiti quali valutazioni e chiarimenti nei settori speciali dei medicinali, trapianti, dialisi, della radioterapia con protoni, alimentazione artificiale a domicilio, ventilazione meccanica domiciliare e del coordinamento con l’AI. In qualità di fornitore di servizi, l’associazione controlla le richieste di approvazione dei costi in arrivo a nome e per conto dei propri clienti, le rilascia e controlla le fatture in arrivo dai fornitori di servizi, che vengono poi inoltrate ai clienti per il pagamento. In più, la SVK negozia e gestisce i contratti relativi alle sue aree.

Come per la maggior parte delle aziende, anche alla SVK i settori summenzionati hanno esigenze tecnologiche individuali, motivo per cui ogni reparto ha lavorato con una propria soluzione autonoma fino all’implementazione di BBTIndividual. Pur partendo dalla stessa base dello stesso fornitore, la soluzione è stata personalizzata. Per molti anni, la SVK ha utilizzato un totale di nove versioni del software gestite individualmente per gestire le diverse attività quotidiane, che ora sono coperte da BBTIndividual come soluzione completa. Tuttavia, la complessità dell’integrazione di un software unico e completamente nuovo non è stata una sfida solo per i sistemi periferici, ma soprattutto per la migrazione dei dati, che sono altamente sensibili per la SVK. Gli aspetti della sicurezza delle informazioni e della protezione dei dati erano quindi di particolare importanza.

La gestione agile dei progetti come risposta

Il fatto che BBTIndividual abbia potuto essere introdotto nel panorama informatico della SVK in modo del tutto indisturbato è dovuto principalmente alla gestione agile dei progetti, comune anche a BBT. Con questo metodo flessibile di gestione del progetto, lo sviluppo e il collaudo del software sono stati suddivisi in diverse sottoaree e fasi. Il progetto è stato portato avanti in modo iterativo, cioè passo dopo passo nei cosiddetti sprint. Alla fine, ci sono stati in totale dieci sprint, uno ogni sei settimane. In questo modo è stato possibile reagire immediatamente ai cambiamenti a breve termine e agli eventi imprevisti. Uno dei motivi per cui questo approccio è stato rilevante per la SVK è che i requisiti della nuova legge sulla protezione dei dati sono diventati noti durante il progetto e hanno potuto essere integrati. Anche la comunicazione trasparente tra tutti i soggetti coinvolti e la chiarezza delle responsabilità erano di fondamentale importanza, non solo durante il progetto ma anche dopo. Poiché il metodo di progetto agile ha fatto sì che i dipendenti potessero familiarizzare con le funzionalità del nuovo sistema solo per gradi e non per intero, sono state organizzate sessioni di formazione intensive due mesi prima del lancio. Queste hanno accompagnato il team di SVK durante tutto il processo di cambiamento, «perché l’introduzione di BBTIndividual è stata come un trapianto di cuore e polmoni per tutti noi, un’operazione importante e rara», dice Roger Schober. Inoltre, ha permesso ai dipendenti di SVK di trasmettere il feedback ai nostri sviluppatori. Roger Schober aggiunge: «BBTIndividual è stato di gran lunga il progetto più grande e più critico della SVK», ma oggi tutti sono felici di aver compiuto questo necessario passo di sviluppo e di essere attrezzati per molti anni a venire.