«L’introduction de BBTIndividual a été comme une transplantation cardiaque et pulmonaire»

BBTIndividual a été introduit en 15 mois à la Fédération suisse pour tâches communes des assureurs-maladie (SVK) et mis en service sans problème le 3 janvier 2024. Bien qu’il ait été nécessaire de passer à une solution centrale globale, la SVK n’a pas vu cela comme une simple nécessité, mais comme une opportunité de remplacer en une seule fois son système de traitement des données établi depuis de nombreuses années. Cela a notamment permis de mettre en œuvre des plans d’organisation de l’entreprise envisagés depuis longtemps. BBTIndividual, notre solution logicielle pour les activités quotidiennes de l’assureur-maladie, est parfaitement adaptée aux besoins de la SVK, qui opère dans des domaines spécialisés.

Par Ivana D’Addario, Marketing Manager chez BBT

La SVK avait particulièrement à cœur d’acquérir une application centrale solide, qui passe au crible les processus d’exploitation qui se sont développés de manière organique, afin d’établir des processus uniformes dans tous les domaines et d’obtenir ainsi un traitement encore plus efficace au sein des différentes étapes de traitement. Parallèlement, il s’agissait de poursuivre la transformation numérique, par exemple avec l’introduction de la procédure de décompte électronique complète ou par l’automatisation des demandes de garantie de prise en charge des coûts, qui doivent être soumises à la SVK depuis le début de l’année en priorité via des formulaires en ligne. De manière générale, le directeur de la SVK, Roger Schober, a tenu à n’adapter le logiciel standard qu’aux exigences les plus nécessaires pour l’entreprise. «En fait, nous avons adapté nos processus d’exploitation au logiciel et non l’inverse», explique-t-il. Cela simplifie d’une part la maintenance et l’entretien de la solution principale, et permet d’autre part de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité.

Actif en arrière-plan

La SVK a été fondée en 1953 et fournit, en tant qu’association, des prestations de services spécialisées aux assureurs maladie qui lui sont affiliés ainsi qu’aux clients institutionnels. Largement invisible pour le public, la SVK effectue des tâches telles que des évaluations et des clarifications dans les domaines particuliers des médicaments, des transplantations, des dialyses, des irradiations par protons, de l’alimentation artificielle à domicile, de la ventilation mécanique à domicile ainsi que de la coordination avec l’AI. En tant que prestataire de services, l’association examine, au nom et pour le compte de ses clients, les demandes de garantie de prise en charge des coûts entrantes, les délivre et contrôle les factures entrantes des prestataires de services, qui sont ensuite transmises aux clients pour paiement. En outre, la SVK négocie et gère les contrats pertinents pour ses domaines.

Comme dans la plupart des entreprises, les secteurs cités ont des exigences technologiques individuelles à la SVK, raison pour laquelle, jusqu’à l’implémentation de BBTIndividual, chaque département travaillait – historiquement – avec sa propre solution autonome. Certes sur la même base du même fournisseur, mais avec une configuration individuelle. Pendant de nombreuses années, la SVK a donc géré ses multiples activités quotidiennes avec neuf variantes du logiciel, qui sont désormais couvertes par BBTIndividual en tant que solution globale. Toutefois, la complexité de l’intégration d’un logiciel unique et entièrement nouveau n’était pas seulement due aux systèmes environnants, mais aussi et surtout à la migration des données, car celles-ci sont très sensibles à la SVK. Les aspects de la sécurité de l’information et de la protection des données ont donc revêtu une importance particulière.

La gestion de projet agile comme réponse

Si BBTIndividual a pu être introduit dans l’environnement informatique de la SVK sans trop de problèmes, c’est surtout grâce à la gestion de projet agile, également courante chez BBT. Dans cette méthode flexible de gestion de projet, le développement et le test du logiciel ont été divisés en plusieurs parties et étapes temporelles. Le projet s’est déroulé de manière itérative, c’est-à-dire étape par étape, dans des «sprints». Finalement, il y en a eu dix au total, un toutes les six semaines. Il a ainsi été possible de réagir immédiatement aux changements de dernière minute et aux imprévus. Cette manière de procéder était importante pour la SVK, notamment parce que les exigences de la nouvelle loi sur la protection des données ont été connues et intégrées au cours du projet. La communication transparente entre tous les participants et la définition claire des responsabilités, non seulement pendant le projet mais aussi après, ont également été d’une importance capitale.

Comme les collaborateurs n’ont pu se familiariser avec les fonctionnalités du nouveau système que par étapes et de manière discontinue en raison de la méthode de projet agile, des formations intensives ont été organisées deux mois avant le déploiement. Celles-ci ont accompagné l’équipe SVK parallèlement au processus de changement, «car l’introduction de BBTIndividual a été pour nous tous comme une transplantation du cœur et des poumons – une intervention importante et rare», explique Roger Schober. De plus, les collaborateurs de SVK ont ainsi pu faire part de leurs réactions à nos développeurs. Roger Schober ajoute: «BBTIndividual a été de loin le projet le plus important et le plus critique de la SVK», mais aujourd’hui, tous sont heureux d’avoir osé franchir cette étape de développement nécessaire et d’être ainsi parés pour de nombreuses années à venir.