Eine ganzheitlich durchdachte Software-Integration

Am runden Tisch mit Claudia Andersson, Leiterin Leistungsservices Private Vorsorge, Daniel Maillard, Leiter Service Center Private Vorsorge, und Andreas Werneburg, Projektleiter, von Pax.

Von Ivana D’Addario, Marketing Manager bei BBT

Was bisher kaum je gewagt wurde in der Schweizer Versicherungslandschaft, haben sich BBT Software und der Versicherer Pax zugetraut: die Integration einer einzelnen Software-Standardkomponente in ein bestehendes, hochkomplexes System. Mit Erfolg. BBTLife-Claims aus der BBTLife Suite wurde Anfang Mai 2022 nach 14 Monaten komplett stör- und fehlerfrei in die IT-Landschaft von Pax eingegliedert. Seither wickelt Pax ihre Leistungsfälle bei Erwerbsunfähigkeit in der Privaten Vorsorge mit BBTLife-Claims ab – ebenfalls ohne jegliche Mühen.

Es kommt selten vor, dass eine Software-Komponente komplett fehlerfrei, mit für den Kunden wenig Aufwand, innert kürzester Zeit und zum eingehaltenen Fixkostenpreis eingeführt wird. Eine solche Software-Integration ist allem voran im Schweizer Versicherungssektor, wo die Systemlandschaft oftmals in die Jahre gekommen und daher schwerfällig ist, bemerkenswert. Zudem gehört die IT-Infrastruktur der Pax mit gut zwölf Umsystemen und diversen Abfrageschnittstellen auch zu den vielschichtigen der Branche. Zu den verschiedenen Gründen für die erfolgreiche Integration von BBTLife-Claims bei Pax äussern sich am runden Tisch Claudia Andersson, Leiterin Leistungsservices Private Vorsorge, Daniel Maillard, Leiter Service Center Private Vorsorge, und Andreas Werneburg, Projektleiter, von Pax.

Es macht ein wenig stolz, dass es uns gemeinsam gelungen ist, BBTLife-Claims so reibungslos zu implementieren, oder?

Daniel Maillard: Es ist wahrlich nicht selbstverständlich, die sehr sportlichen Ziele, die wir uns gesetzt haben, zu erreichen. Doch wir wussten von Anfang an, dass es möglich ist und was es dafür braucht: den richtigen Partner, intensive Vorarbeit und das Schaffen bester Voraussetzungen. Neben den wichtigen technischen hatten vor allem die sozialen Komponenten und das Zusammenspiel sämtlicher Personen in diesem Projekt einen hohen Stellenwert für uns. All diese Faktoren haben sich wechselseitig positiv beeinflusst und zum Erfolg geführt. Ich bin sehr begeistert, wie stark sich alle Beteiligten engagiert haben.

Claudia Andersson: Elementar waren meines Erachtens die Workshops, an welchen die Use Cases jeweils besprochen und dank dem grossen Know-how des BBT-Projektleiters ausgesprochen effizient und mit hoher Qualität gestaltet wurden. Ausserdem funktionierte der Austausch zwischen ihm und unserem Projektleiter, Andreas Werneburg, sehr gut, was auch im Fachteam spürbar war. Informationen wurden tagesaktuell ausgetauscht sowie bearbeitet.

Das klingt wie aus dem Lehrbuch gegriffen – und tatsächlich war es so. Dennoch gab es sicher auch unvorhergesehene Herausforderungen. Wie sah der nüchterne Alltag bei Pax aus?

Andreas Werneburg: Der Projektstart hatte es in sich. Wegen der vom Bundesrat beschlossenen Covid-19-Massnahmen starteten wir das Projekt 2021 aus dem Homeoffice heraus. Heute ist dies nichts Besonderes mehr, Homeoffice hat sich etabliert. Beim Projektstart war dies anders, kaum jemand arbeitete routiniert von zu Hause aus. Daher war es umso erfreulicher, wie selbstdiszipliniert alle bei Pax als auch BBT vom ersten Tag an waren und selbst ohne die unmittelbare Teamdynamik lieferten. Und obwohl sich die Projektmitarbeitenden bis zum Go-Live im Mai 2022 nie persönlich kennenlernen konnten, war sofort eine grossartige Atmosphäre zu spüren.

Die hohe Disziplin, die bei uns auch Standard ist, war generell herausragend, sei es beim Analysieren des Zusammenspiels sämtlicher Systeme oder Festlegen aller Arbeitsschritte sowie aufeinander Abstimmen. Es haben stets die richtigen Fachspezialisten miteinander kommuniziert und die Informationen flossen vorbildlich. Deshalb sticht bei Ihren Antworten etwas besonders heraus: der zu Beginn erwähnte soziale Faktor. Wie haben Sie auf Ihrer Seite sichergestellt, dass er auch in der Hektik des Projektalltags im Vordergrund blieb?

Andreas Werneburg: Wir waren zum einen sehr gut aufgestellt. Zum anderen konnten Entscheide durch kurze Kommunikationswege und einer flachen Hierarchie innert kürzester Zeit getroffen werden. Was sehr förderlich war, ist, dass Pax eine transparente Kommunikation pflegt. Dies zeigte sich auch darin, dass wir nach jedem Release zum Review-Demo-Termin einluden, an dem alle Interessierte den Fortschritt des Projekts live mitverfolgen, unmittelbar Fragen stellen sowie andere Anregungen geben konnten. So haben wir «böse» Überraschungen wegen fehlender Transparenz vermieden.

Claudia Andersson: Wenn doch einmal etwas nicht rund lief – in keinem Projekt läuft es immer nach Plan –, war es sehr schön mitzuerleben, dass alle Involvierten stets mit Freude und Power nach Lösungen gesucht haben. In einem Projekt dieser Grösse ist das unglaublich motivierend. Ein herzliches Dankeschön geht an dieser Stelle an die Projektleiter von BBT und Pax.

Die Einführung von BBTLife-Claims verlief ja nicht nur problemlos, sondern ebenso unter Einhaltung des anfangs vereinbarten Fixpreises. Zum Fixpreis sind Implementierungen eben dieser Grösse selten zu erhalten. Überdies überschreitet eine Vielzahl der IT-Projekte das geplante Budget. Sicher hat die Chemie zwischen Pax und BBT gestimmt, doch ausschlaggebend war vor allem die agile Vorgehensweise, soweit überhaupt erforderlich bei der Einführung einer Standardsoftware. Gehört das agile Projektmanagement wie bei BBT auch zur Unternehmenskultur von Pax?

Daniel Maillard: Pax arbeitet bereits seit rund fünf Jahren mit einem agilen Setting in der IT-Entwicklung. Während all dieser Jahre haben wir unsere Methodik – im Rahmen unserer Möglichkeiten als auch unseres Umfelds – laufend optimiert und angepasst, bis wir schliesslich die für Pax optimale Form zur Umsetzung gefunden haben. Das agile Vorgehen in IT-Angelegenheiten ist somit von wesentlicher Bedeutung. Dadurch, dass BBT und wir hinsichtlich Agilität eine arbeitstechnische Gemeinsamkeit aufweisen, konnte BBTLife-Claims im Rekordtempo und auf hervorragende Art und Weise in unsere Umgebung eingebunden werden. Des Weiteren war hier die einfache und flexible Abstimmung mit BBT entscheidend.

Interessant ist die allgemeine Erfahrung, die zeigt, dass bei Neuerungen in komplexen IT-Landschaften eine komplette Ablösung technischer Komponenten riskant und teuer ist, weshalb sie idealerweise schrittweise und vorsichtig eingeführt werden. Gerade im Versicherungssektor, wo die Systemlandschaft oftmals alt und historisch gewachsen ist. Wie kommt es, dass es bei Pax anders läuft als vielleicht bei anderen Versicherern?

Andreas Werneburg: Pax hat fest in der IT-Strategie verankert, möglichst nah beim Standard zu bleiben. Dies hat zur Folge, dass wir vorzugsweise den etablierten Prozess anpassen – und nicht etwa die Software. Sprich: Customizing der Software für Pax-spezifische Wünsche sind, wenn immer möglich, zu vermeiden. Natürlich trifft dies nicht auf alle Fälle zu, gerade bei beispielsweise Lebensversicherungen werden Policen über Jahrzehnte abgeschlossen. Das bedeutet, dass die Versicherungsprodukte im Laufe der Zeit nicht mehr oder zu neuen Konditionen angeboten werden, während Altverträge jedoch weiterlaufen. Für solche Spezialfälle nehmen wir bedarfsgerechte Anpassungen vor.

Wir haben unter anderem zueinander gefunden, weil der modulare Aufbau durch standardisierte Software die Devise von BBT ist. Warum ist Pax so von diesem Ansatz überzeugt?

Andreas Werneburg: Es lohnt sich für Pax, den Standard-Software-Ansatz und damit den eingeschlagenen Weg konsequent zu verfolgen, weil auf lange Sicht die Komplexität der eingesetzten Software minimiert sowie die Optimierungs- und Weiterentwicklungskosten tief gehalten werden. Davon profitieren auch unsere Kundinnen und Kunden.

Ich habe mich intern umgehört: Das Projekt war sehr intensiv. Jede vierte Woche hat BBT durchgehend funktionierende Releases geliefert. Während Pax das eine Release getestet hat, machte sich BBT parallel an die nächsten «Bestandteile». Gehört diese straffe Planung auch zum Geheimrezept des erfolgreich durchgeführten Projektes?

Andreas Werneburg: BBT hat langjährige Erfahrung mit der Implementierung ihrer Software und Pax wusste dank des gemeinsamen Vorprojekts, welche Anforderungen gestellt werden. Um die Anforderungen zu spezifizieren, waren definitiv unsere internen Workshops der Schlüssel im Projekt. Wir starteten daher mit einer Auslegeordnung und definierten zusammen User Stories, die auch gleich die Grundlage für das Testen waren.

Man muss aber schon sagen: Die einzelnen, qualitativ unglaublich hochstehenden Releases, die hervorgebracht wurden, waren klar das Ergebnis des Fachwissens von Pax gepaart mit dem fundierten Know-how sowie der ausgeprägten Praxiserfahrung von BBT. Dies widerspiegelt sich auch in der tiefen Anzahl Bugs im Vergleich zu ähnlichen Projekten. Gerne erwähne ich auch das in diesem Projekt ausgezeichnet gelungene Testmanagement.

Claudia Andersson: Alle Fachmitarbeitenden wurden in die Tests miteinbezogen und erhielten als Software-Tester nicht nur einen tiefgründigen Einblick ins Programm. Es war uns wichtig, dass sie ebenso ihre Meinung äussern und Verbesserungsvorschläge einbringen konnten. Die Möglichkeit, als zukünftiger Anwender die Implementierung der neuen Software mitzugestalten, hat das Team überaus animiert. Obendrein musste nicht zusätzlich geschult werden, da alle Mitarbeitenden durch die Tests bestens mit der Software vertraut waren.

Nachträgliche Schulungen entfielen also. Hat sich das nachhaltig bewährt? Was sagen Ihre Fachmitarbeitenden heute?

Claudia Andersson: 100-prozentig, ja. Ich kann es nur empfehlen, alle Mitarbeitenden in das Testen miteinzubeziehen. So ist auch die Diversität im Testmanagement sichergestellt. Während die eine Testperson sich auf die Datenqualität konzentriert, fokussiert sich die andere auf die Richtigkeit der Zahlen und die nächste wiederum achtet sich auf die Darstellung. Das ist eindeutig gewinnbringend.

Daniel Maillard: Für Pax war es wichtig, die Fachmitarbeitenden frühzeitig im Projekt abzuholen und sie als zentralen Teil einzubinden. Der Aufbau von Know-how in der Anwendung der neuen Software bereits in der Projektphase hat sich in jeder Hinsicht ausbezahlt. Dadurch konnte bei den Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz der neuen Software geschaffen werden.

Zu guter Letzt: Was sind Ihrer Meinung nach weitere Gemeinsamkeiten zwischen Pax und BBT?

Daniel Maillard: Gemeinsames, starkes Engagement, das Agieren als Partner auf Augenhöhe und der klare Fokus sowie Wille, ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Dies mit hoher Motivation und Leidenschaft aller involvierten Personen. Dazu gehören aber auch die Vorteile der KMU-Grössen von BBT und Pax mit ihren kurzen und schnellen Entscheidungswegen.

Frau Andersson, Herr Maillard und Herr Werneburg, ich bedanke mich herzlich für Ihre Teilnahme an diesem spannenden und kollegialen Roundtable. Weiterhin viel Erfolg und ein gutes Gelingen.